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在一個項目中，避免范圍蔓延的6個方法
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我們都知道范圍定義了項目所需的工作，管理范圍是項目經理的重要工作，特別是當項目正在進行并且范圍蔓延開始出現時。
范圍蔓延是指在主要利益相關者和項目經理同意或不同意的情況下，對項目的原定目標進行更改或增加的現象。
從積極的角度來看，范圍蔓延有助于擴大項目的參數，使其可以探索新的可能性。反之，則會造成重大延誤、增加費用以及客戶或其他利益相關者的不滿。
面對不斷變化的需求，要做到清晰明了很有挑戰性。項目經理是參與項目的第一人，也是最后一人。他們不僅要監督項目的每個階段，而且還是流程的維護者。
以下有六個技巧，可以幫助項目經理有效控制范圍蔓延：
1、預先定義項目范圍
首先要預先定義范圍，并與你的變更控制委員會、利益相關者和客戶以及基線達成一致。在項目開始之前確定范圍的基線非常重要。
2、設定優先事項
如果所有任務都具有相同的優先級，團隊成員就很難知道哪些任務應首先關注。分配優先級可以讓項目團隊根據各自的知識、經驗和能力安排工作，從而以最佳方式完成每項任務。
通過概述首要目標，我們可以明確并專注于如何實現長期目標。這可以幫助我們確定任務的優先次序，排除干擾，并在追求重要目標時保持動力。
3、盡可能將重復性工作自動化
每天手動歸檔、整理和更新任務會增加項目時間。自動化可讓項目團隊專注于創造性的工作，從而不會被乏味但必要的重復性任務所困擾。
4、建立變革管理流程
變更控制流程是項目管理的重要組成部分，包括制定處理變更請求的標準程序。如果沒有這個流程，范圍蔓延就會給項目帶來混亂。
首先，確定需要采取哪些步驟來評估變更請求，例如收集相關利益者的反饋、評估擬議變更的風險，以及考慮其對時間安排和預算的影響。
接著，建立一個高效的系統，對每項請求以及批準、修改、行動項目等文檔進行跟蹤。所有利益相關者都應能查閱相關文檔。
最后不要忘了向團隊傳達變更，解釋為什么有必要對項目進行更改，如何使他們的工作變得更好，以及在哪里可以找到變更資源。
5、讓項目團隊參與進來
如果團隊所有成員都能提出自己的意見，就會產生主人翁意識，并增強他們對項目的承諾和動力。
多角度的思考會帶來新的解決方案和創造性的想法。邀請團隊參與決策和戰略討論可以更快地實現項目目標。此外，還使圍繞困難決策進行對話變得更容易，因為他們能獲得第一手的背景資料。
有些挑戰不是項目經理的技能所能解決的。依靠團隊的專業知識和指導，委派正確的工作。他們將告知所需的工作量，并最大限度地減少范圍蔓延。
6、建立半嚴格的反饋周期
在項目評審的最關鍵時刻，及時獲得反饋可確保團隊在事情發展成重大問題之前搶占先機。
如果沒有在項目過程中設立檢查點（里程碑），那么范圍蔓延的可能性就會增加。
一個可實現的反饋周期應該是項目經理、工作團隊成員和利益相關者之間的對話。主要目的是評估項目進展、討論變化并確定是否需要新的目標。
輔助項目范圍管理的工具
項目范圍管理對于一個人甚至幾個人來說可能需要處理很多事情。雖然明確的計劃可以減輕其中一些困難，但使用項目管理軟件，成效將更進一步。
8Manage PM項目管理軟件可以幫助設定整個項目組合的標準和期望，以實現更清晰和更簡單的流程管理。系統提供先進的機制集中管理項目的范圍與需求：
● 提供需求申請功能：獲取，過濾，解析和明確項目的需求
● 提供需求矩陣功能：整理分析需求并跟蹤需求從開始到完成的整個過程
● 提供現狀調查功能：幫助企業及時發現范圍溝通與需求不穩定的問題
在項目整個過程，8Manage PM會自動跟蹤需求的審批與接收情況。任何需求的更改都要經過嚴謹的變更控制流程以確保項目的順利進行。系統還提供實時顯示組件功能，有效地顯示和分析所有需求管理的信息。
你可以使用8Manage PM拆分WBS任務計劃，細分項目的管理顆粒度。借助甘特圖、看板和實時報告等功能，8Manage PM可以根據最初的計劃有效跟蹤項目進度。如有任何時間差異都會實時預警，方便項目人員更方便快捷地管理項目時間和及時發現問題。
此外，8Manage PM還能促進 100% 的透明度和問責制，從而更容易監控變更并防止對項目范圍進行未經授權的更改。
總的來說，8Manage PM項目管理軟件提供了一個集中平臺，所有項目細節、更新和變更都記錄在案，所有利益相關者都能看到，從而確保了項目范圍的控制。
范圍蔓延是指在主要利益相關者和項目經理同意或不同意的情況下，對項目的原定目標進行更改或增加的現象。
從積極的角度來看，范圍蔓延有助于擴大項目的參數，使其可以探索新的可能性。反之，則會造成重大延誤、增加費用以及客戶或其他利益相關者的不滿。
面對不斷變化的需求，要做到清晰明了很有挑戰性。項目經理是參與項目的第一人，也是最后一人。他們不僅要監督項目的每個階段，而且還是流程的維護者。
以下有六個技巧，可以幫助項目經理有效控制范圍蔓延：
1、預先定義項目范圍
首先要預先定義范圍，并與你的變更控制委員會、利益相關者和客戶以及基線達成一致。在項目開始之前確定范圍的基線非常重要。
2、設定優先事項
如果所有任務都具有相同的優先級，團隊成員就很難知道哪些任務應首先關注。分配優先級可以讓項目團隊根據各自的知識、經驗和能力安排工作，從而以最佳方式完成每項任務。
通過概述首要目標，我們可以明確并專注于如何實現長期目標。這可以幫助我們確定任務的優先次序，排除干擾，并在追求重要目標時保持動力。
3、盡可能將重復性工作自動化
每天手動歸檔、整理和更新任務會增加項目時間。自動化可讓項目團隊專注于創造性的工作，從而不會被乏味但必要的重復性任務所困擾。
4、建立變革管理流程
變更控制流程是項目管理的重要組成部分，包括制定處理變更請求的標準程序。如果沒有這個流程，范圍蔓延就會給項目帶來混亂。
首先，確定需要采取哪些步驟來評估變更請求，例如收集相關利益者的反饋、評估擬議變更的風險，以及考慮其對時間安排和預算的影響。
接著，建立一個高效的系統，對每項請求以及批準、修改、行動項目等文檔進行跟蹤。所有利益相關者都應能查閱相關文檔。
最后不要忘了向團隊傳達變更，解釋為什么有必要對項目進行更改，如何使他們的工作變得更好，以及在哪里可以找到變更資源。
5、讓項目團隊參與進來
如果團隊所有成員都能提出自己的意見，就會產生主人翁意識，并增強他們對項目的承諾和動力。
多角度的思考會帶來新的解決方案和創造性的想法。邀請團隊參與決策和戰略討論可以更快地實現項目目標。此外，還使圍繞困難決策進行對話變得更容易，因為他們能獲得第一手的背景資料。
有些挑戰不是項目經理的技能所能解決的。依靠團隊的專業知識和指導，委派正確的工作。他們將告知所需的工作量，并最大限度地減少范圍蔓延。
6、建立半嚴格的反饋周期
在項目評審的最關鍵時刻，及時獲得反饋可確保團隊在事情發展成重大問題之前搶占先機。
如果沒有在項目過程中設立檢查點（里程碑），那么范圍蔓延的可能性就會增加。
一個可實現的反饋周期應該是項目經理、工作團隊成員和利益相關者之間的對話。主要目的是評估項目進展、討論變化并確定是否需要新的目標。
輔助項目范圍管理的工具
項目范圍管理對于一個人甚至幾個人來說可能需要處理很多事情。雖然明確的計劃可以減輕其中一些困難，但使用項目管理軟件，成效將更進一步。
8Manage PM項目管理軟件可以幫助設定整個項目組合的標準和期望，以實現更清晰和更簡單的流程管理。系統提供先進的機制集中管理項目的范圍與需求：
● 提供需求申請功能：獲取，過濾，解析和明確項目的需求
● 提供需求矩陣功能：整理分析需求并跟蹤需求從開始到完成的整個過程
● 提供現狀調查功能：幫助企業及時發現范圍溝通與需求不穩定的問題
在項目整個過程，8Manage PM會自動跟蹤需求的審批與接收情況。任何需求的更改都要經過嚴謹的變更控制流程以確保項目的順利進行。系統還提供實時顯示組件功能，有效地顯示和分析所有需求管理的信息。
你可以使用8Manage PM拆分WBS任務計劃，細分項目的管理顆粒度。借助甘特圖、看板和實時報告等功能，8Manage PM可以根據最初的計劃有效跟蹤項目進度。如有任何時間差異都會實時預警，方便項目人員更方便快捷地管理項目時間和及時發現問題。
此外，8Manage PM還能促進 100% 的透明度和問責制，從而更容易監控變更并防止對項目范圍進行未經授權的更改。
總的來說，8Manage PM項目管理軟件提供了一個集中平臺，所有項目細節、更新和變更都記錄在案，所有利益相關者都能看到，從而確保了項目范圍的控制。
